Les 10 ans de La Mobylette Jaune

Emma Oudot
10 sept. 2017
7 min de lecture

Pendant mon stage à La Mobylette Jaune, l'organisation de l’anniversaire de l’agence a été ma principale mission. J’ai reçu comme consigne de créer et de coordonner une soirée célébrant les 10 ans de La Mobylette Jaune le 8 juin 2017 au Pôle Pixel, à Villeurbanne, avec un budget précis. Certains partenariats étaient déjà mis en place : le Pôle Pixel accueillait gracieusement l’événement contre de la visibilité et le food truck Le Sous-Marin Jaune fournissait 450 mini-burgers en échange d’une vidéo gratuite.

Conceptualisation de l’événement

À mon arrivée, rien n’était vraiment fixé concernant cette soirée. Seuls la date, le lieu et le fait que les clients devaient être invités étaient décidés.

Il fallait donc dans un premier temps définir les objectifs de l’événement. Après de longues semaines de discussions et d’hésitations, l’objectif principal a été établi : gagner en notoriété sur la région Lyonnaise. Pour ce faire, l’événement devait être ouvert à tous afin de lui donner une visibilité publique.

Je me suis ensuite heurtée à la problématique des invitations. D’une part il fallait inviter les clients et les partenaires personnellement, d’une autre part il fallait convier les résidents du Pôle Pixel (un des termes du partenariat) puis ouvrir la soirée au public. L’effectif souhaité était de 200 personnes. Les clients, partenaires et prospects devaient avoir open bar alors que les résidents Pôle Pixel et le public devaient payer leurs consommations. L’entrée devait être ouverte à tous, tout en évitant d’attirer les concurrents qui auraient pu prospecter auprès des clients présents. Le positionnement quant aux invitations était donc très instable. Afin de différencier les invités « open bar » et les autres, j’ai mis au point un système de tatouages éphémères à montrer au bar.

J’ai ensuite fait une trentaine de propositions d’animations, de décoration et de consommations pour la soirée. A partir de ces propositions nous avons établi des partenariats. Ainsi, grâce aux relations que La Mobylette Jaune entretient avec les résidents du Pôle Pixel nous avons d’emblée obtenu un partenariat avec Théoriz, studio créatif d’expériences immersives, et avec CamCam, studio photo à 360°. Nous avons ensuite négocié avec Paparazza, fournisseur de boxe photographique et Aero360, pilote de drone avec qui l’agence avait eu l’occasion de travailler à plusieurs reprises. Ainsi, la soirée allait proposer aux invités un atelier de réalité virtuelle, une animation photo à 360°, une boxe à selfie, une rediffusion live de la soirée vue du ciel et une partie de Mario Bros avec des fruits. Cette dernière animation a été faite maison grâce au Makey Makey, un circuit intégré à brancher sur un clavier d’ordinateur. Pour la musique nous avions convenu de passer Radiomeuh afin d’économiser sur le budget. Les mini-burgers du Sous-Marin Jaune risquaient de ne pas suffire pour 200 invités, nous avons donc décidé de commander des pains-surprise chez le traiteur. Enfin, pour les boissons, nous avons conclu avec le Pôle Pixel d’un prix d’ami à la vente de ses bières artisanales pendant la soirée, et avons prévu d’offrir aux participants 40 litres de punch ainsi que des jus de fruits et sodas.

En plus des précédents partenariats, nous avons fait appel à Cécile Schneider, fondatrice du collectif Réponse C et influenceuse LinkedIn dans le monde de la communication. Sa mission principale était d’amener à la soirée un maximum de personnes intéressantes pour La Mobylette Jaune à savoir : des tweetos, des prospects, des potentiels collaborateurs. Elle nous a décroché un partenariat avec Prototypo, une start-up ayant lancé son application en ligne permettant de créer sa propre typographie. Prototypo allait faire la démonstration de leur application d’une manière innovante, en faisant en sorte qu’une police de caractère se déforme à la façon du corps qui bougent devant une caméra.

J’ai, de mon côté, mis en place un jeu en réalité augmentée. Personne ne connaissant l’application, je me suis auto-formée pour pouvoir l’utiliser, ce qui m’a pris beaucoup de temps. Le but pour les participants était de télécharger Aurasma, de suivre la chaîne de La Mob et de viser avec leur caméra de smartphone des éléments du décor. Un message animé s’affichait pour leur indiqué s’ils avaient gagné un lot ou non. Si oui, il devait capturer l’image et la publier sur Twitter

avec le hastag #YELLOWVIBES.

Compte tenu de ces animations axées expériences et innovation, le thème de l’événement nous a paru très évident : « une soirée tech ». Mais afin de rester en cohérence totale avec le positionnement et l’identité de La Mobylette Jaune préétablis dans ma première mission, le retour en enfance semblait tout à fait convenir. Ainsi, le thème serait : « tech et retour en enfance ».

Au fur et à mesure que l’organisation avançait, les trois associés avaient de plus en plus envie d’ajouter telle ou telle animation, de faire tel ou tel cadeau aux invités… On a par exemple ajouté un DJ, DJ AntonX, et fait faire 300 tee-shirts à l’effigie de la soirée.

Logistique

Bien entendu, l’événementiel ne se limite pas à la conceptualisation d’un événement. Il y a aussi le travail de terrain, celui pour lequel il faut être très méticuleux. Cette étape opérationnelle se prépare par l’observation tout d’abord. Il faut bien étudier le lieu d’accueil en repérant toutes les prises électriques et en mesurant chaque espace.

Le Cube, lieu de l'événement, comporte 4 espaces intérieurs : une première pièce, un espace bar, une deuxième pièce et un étage. Nous avions convenu de n’utiliser que les espaces du rez-de-chaussée et d’entreposer les meubles en trop à l’étage. En effet, le Cube étant le réfectoire du Pôle Pixel, plusieurs chaises, tables, fauteuils et présentoirs envahissaient les lieux.

Grâce à cette étude de l’espace nous avons pu déterminer la place respective de chaque atelier ainsi que la disposition de la décoration et des buffets.

La disposition des différentes animations a été pensée de manière à ce qu’un parcours se dessine formant une sorte de chemin de visite pour que chaque participant puisse profiter à coup sûr de tous les dispositifs mis en place, et vivre une expérience globale.

Trois semaines avant l’événement nous nous sommes procuré un maximum de matériel : décoration, bonbons, objets publicitaire, Makey Makey, posters… Il en va de même pour la commande des pains-surprise chez le traiteur et pour la location des enceintes, des spots et des écrans.

Une semaine avant la soirée, nous avons contacté les partenaires pour organiser leur venue, mettre au point les derniers détails techniques et expliquer le déroulement des opérations.

Deux jours avant les Yellow Vibes, nous avons acheté les produits de dernière minute : multiprises, vaisselles, serviettes, contenant à punch, boissons, éponges, sacs poubelle…

À partir de la veille des Yellow Vibes, nous avons mis en place la décoration. Cette étape fut longue et laborieuse. Guirlande lumineuses, fanions, posters, masking tape, nappes… Tous ces petits éléments ont participé à l’ambiance de la soirée et ont permis de customiser le lieu aux couleurs de La Mob.

Le jour J, nous avons accompagné les partenaires et les avons aidés à installer leur atelier. Nous nous sommes également attelés à la disposition de meubles, à l’installation des buffets, au branchement des différents écrans ainsi que des enceintes… Les derniers détails devaient être réglés. Finalement, les derniers ajustements ont été réalisés 10 minutes avant le début de la soirée, non sans un peu de stress.

Pendant la soirée, nous avons fait les ravitaillements nécessaires sur les buffets, ramassé au fur et à mesure les canettes vides, et animé le Tweetwall tout au long de l’anniversaire.

Et bien sûr, lorsque la soirée s’est terminée vers 2 heures du matin, nous avons rangé grossièrement les lieux afin de n'avoir plus qu'à nettoyer le lendemain.

Communication pré/durant et post événement

Afin de communiquer sur l’événement, j’ai dû créer une charte graphique dédiée.

Du jaune pour La Mobylette, un masque de réalité virtuelle pour le côté tech et une sucette pour le retour en enfance. Une affiche épurée, claire et dans la tendance du flat design. La typo Monaco induit le codage, la technologie mais dégage également de la nostalgie avec sa dimension has been.

Une fois cette affiche validée par l’ensemble de l’équipe, j’ai réalisé des posters retro, représentant des artistes des années 80-90. Pour une cohérence optimale, j’ai repris la mobylette filante présente sur l'affiche. Ces posters ont servi de décoration.

Après avoir ouvert deux billetteries Yurplan distinctes (une pour le public et une autre pour les invités), nous avons pu lancer les invitations et l’événement Facebook en reprenant le visuel. Cette étape a été tardive en raison de longues délibérations sur l’affiche et sur le thème de la soirée. La billeterie ne servaient pas à la vente puisque l’entrée était gratuite. Le but premier de ce sytème était d’estimer le nombre de participants à la soirée et de récolter leurs coordonnées via un formulaire.

Cette campagne a été rythmée par plusieurs moyens de communication. Tout d’abord, le teasing sur les réseaux sociaux a été crucial. Pour les Yellow Vibes, j’ai mis en place un planning de publications sur les réseaux sociaux constitué de gifs animés, de présentations de partenaires, et d’annonces de temps forts. Le tout bien évidemment dans la charte graphique et l’esprit de la soirée.

Ci-dessous des exemples de publications les réseaux de La Mobylette Jaune :

Pour les événements publics, les influenceurs s’avèrent être une arme imparable. En choisissant les bons profils de tweetos, blogueurs, instagrameurs… il est possible de toucher une partie plus importante de la cible qualifiée. C’est exactement dans cette démarche que nous avons fait appel à Cécile Schneider.

Nous avons pris soin de soigner la communication pendant l’événement. Le tweetwall avec le hashtag #YELLOWVIBES couplé avec le jeu-concours en réalité augmentée permettant de gagner des lots a beaucoup participé au rayonnement de la soirée en temps réel. Plusieurs Facebook lives ont également été tournés pendant la fête et les clichés de la borne photo ont été partagés sur les réseaux par les participants.

Nous avions mandaté deux photographes afin qu’ils prennent un maximum de photos et de vidéos pendant la soirée.

Nous avons ainsi pu réaliser une vidéo souvenir retraçant les moments forts de la soirée. Cette vidéo a ensuite été diffusée sur les réseaux sociaux.

Nous avions également fait appel à une agence de relations presse qui nous a décroché la rédaction de deux articles aux lendemains des Yellow Vibes : Le Progrès et Intermédia. Ces articles ont été relayés sur les réseaux sociaux pour une mise en avant optimale de La Mobylette Jaune.